Department Accounting di Hotel

Department Accounting di Hotel

PENGERTIAN DEPARTMENT ACCOUNTING DI HOTEL

Accounting Department atau Bagian Keuangan adalah department yang bertugas  untuk mencatat selulur transaksi keuangan, dan membuat laporan keuangan hotel baik pemasukan dan pengluaran.

Accounting merupakan bagian terpenting yang terdapat dihotel karena pada bagian ini sangat berfungsi untuk mengwasi kuangan kuangan hotel yang keluar maupun yang masuk sebagai pendapatan.

Tugas tugas accounting department (Duties of Accounting):

a. Menerima dan melakukan pembayaran
b. Menerima pembayaran cash (cash payment), melakukan pembayaran secara cash maupun cek
c. Melakukan pencatatan uang dan barang(Pembukuan)
d. Mencatat semua pembelian barang oleh hotel yang tidak dibayar cash
e. Melakukan pencatatan pembeli barang barang yang diperlukan oleh hotel
f. Melakukan pencatatan penyimpanan dan pengeluaran barang barang
g. Mencatat hasil penjualan hotel

Tanggung jawab accounting department (Responsibilities of Accounting):

Mengawasi aliran uang dihotel
b. Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel
c. Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelia barang di hotel
d. Membuat laporan keuangan hotel baik pendapatan maupun pengeluaran

A.        STRUKTUR ORGANISASI DEPARTMENT ACCOUNTING DI HOTEL

1.      Finance Manager

a.       Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur

b.      Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang

c.       Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )

d.      Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi

e.         Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2.      Accounting Supervisor

a.       Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager

b.      Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya

c.       Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3.      Night Audit

a.       Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari

b.      Membuat summary revenue pada malam hari

c.       Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4.      Internal Auditor

a.       Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir

b.      Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan

c.       Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

5.      Cost Controller

a.       Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi

b.      Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager

c.       Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar

d.      Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager

e.       Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi

f.        Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6.      Purchasing Supervisor

a.       Memriksa good request yang sudah disetujui  untuk dicarikan barang ke supplier

b.      Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order

c.       Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7.      Store Room Supervisor

a.       Menjaga semua barang yang ada di gudang

b.      Mengatur alur keluar masuk barang di gudang

c.       Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8.      Chief Cashier

a.       Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore

b.      Bekerja sama dengan Night Audit

c.       Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9.      Accountant

a.       Membantu pekerjaan Accounting Supervisor

b.      Memimpin pekerjaan bawahan :

City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper

c.       Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

10.  City Ledger

a.       Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer

b.      Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier

c.       Membuat daftar piutang untuk Accountant

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

11.  Account Receivable

a.       Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit

b.      Membuat Summery Revenue

c.       Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie

d.      Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12.  General Cashier

a.       Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran

b.      Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank

c.       Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper

d.      Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13.  Account Payable

a.       Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )

b.      Membuat summary bulanan pembelian

c.       Memproses uang pengeluaran Hotel

d.      Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14.  Book Keeper

a.       Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

b.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Kesimpulan

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian :

1.     Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

a.       Night Audit

b.      Internal Auditor

c.       Account Receivable

d.       Chief Cashier

e.       General Cashier

2.   Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

a.       Cost Controller

b.      Purchasing Supervisor

c.       Store Room Supervisor

d.      Account Payable

e.       General Cashier

Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper

B.     Pengelompokan Tugas Masing – Masing seksi

Struktur ini digunakan oleh Hotel Berbintang dengan kemungkinan penempatan SDM pada semua seksi. Dalam struktur tersebut Finance, Adm. Manager membawahi 7 orang setingkat supervisor.

Sedangkan penggolongannya terdiri dari 5 macam yaitu :

Golongan I : Finance Manager

Golongan II            :Supervisor

Golongan III           : Leader

Golongan IV           : Senior

Golongan V            : Yunior

Penempatan SDM pada semua golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada. Bila frekuensi rendah, digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu fungsi merangkap tugas beberapa seksi.

Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :

1.     Room Acomodation

2.     Food & Beverage:

3.     Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.

4.     Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)

Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :

1.     Tarif kamar per room tarif:

2.     Tarif kamar per person tarif:

-   Seasional Rates

-   Week-End Rates

-   Family Plan Rates

-   Group Rates

-   Commercial Rates

-   Airlines Rates

-   Day Rates

-   Travel Agencies Rates

-   Over Flow Rates

-   Sistem Plan Rates

Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta

Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)

Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)

Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :

1.     Outside Selling (Luar)

2.     Inside Selling (Dalam)

Daftar Rekening (Chart of Account):

Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:

1.     Rekening riil (Riil accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.

2.     Rekening Nominal (Nominal accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.

Sistem Pembayaran pada Hotel

Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:

1.     Pembayaran dengan cash money

2.     Pembayaran dengan credit card

3.     Pembayaran dengan traveller cheque

4.     Pembayaran dengan voucher

5.     Pembayaran dengan guarantee letter

6.     Pembayaran dengan complimentary

Dokumen yang Digunakan:

a.      Guest bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:

v Master bill

v Extra bill

b.     Reservation Form

c.      Registration Form

d.     Registration Card

e.      Room Count Sheet

f.      Room Sales Recapitulation

g.     Remittance of Fund

Laporan yang Dihasilkan:

1.     Room Sales Recapitulation

2.     Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

HUBUNGAN DEPARTMENT ACCOUNTING DENGAN LAINNYA DI HOTEL

1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali
dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.
2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar. 3.
3. Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.
4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta
persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment officer checks.

SUMBER : 
http://knowhotels.blogspot.com/2013/09/accounting-finance-and-sections.html
http://nadya-nfn.blogspot.com/2013/03/accounting-hotel.html
https://prezi.com/ysen3lzld_ed/akuntansi-perhotelan/

Department Engineering di Hotel

Department Engineering di Hotel

PENGERTIAN DEPARTMENT ENGINEERING DI HOTEL

Engineering adalah Istilah di hotel yang populer digunakan untuk bagian teknik, tetapi bagian dari teknik ini diartikan oleh kebanyakan orang dalam arti yang lebih sempit , yaitu hal-hal yang menyangkut hal , seperti kerusakan , listrik padam , tersumbat , bocor kamar gas , atau AC tidak bekerja .

 Tugas Engineering

·         pemeliharaan dan perbaikan seluruh instalasi, alat mesin, bangunan dan fasilitas hotel lainnya.

·         penghematan energi dalam menggunakan segala keperluan.

·         menangani alat, mesin dan instalasi lainnya yang menggunakan listrik, gas dan air.

·        mencegah instalasi, mesin, alat dan bangunan terhadap bahaya kebakaran dan segala situasi yang membahayakan.

·         menyiapkan keperluan air, gas dan listrik secara teratur dan melaporkannya.

·         menangani pekerjaan yang sifatnya umum seperti, mengecat, dll

STRUKTUR ORGANISASI ENGINEERING HOTEL

A.CHIEF ENGINEER 

·         Bertanggung jawab mengatur Engineering departemen

·         Bertanggung jawab terhadap peralatan meeting yang digunakan yang berhubungan dengan teknik.

·         Bertanggung jawab terhadap penyaluran tenaga listrik yang cukup keseluruh bagian hotel.

·         Bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan perbaikan bangunan ,furnitur ,perabot Hotel

    ASSISTANT

·         Bertugas memberikan bantuan dan pertimbangan teknis kepada CHIEF ENGINEER terhadap masalah teknis yang dihadapi dilapangam, serta mengawasi pekerjaan pada bidang masing-masing dilapangan

B. ADMINISTRATION FUNCTIONS

SECRETARIAL

·         Mengorder barang , mengatur schedule , mengorder barang seperti spareparts dll

PURCHASING

·         Bagian pembayaran disaat barang pesanan datang

INVENTORY

·         Bagian yang mencatat tentang penyimpanan barang-barang elektronik

PREVENTIVE MAINTENANCE

·         Bagian yang mengatur jumlah uang yang keluar di bagian pemesanan agar tidak mengeluarkan banyak biaya

CLERICAL

·         Juru tulis yang mencatat semua pengeluaran dan pemasukan biaya dan barang barang yang dipesan

SCHEDULING

·         Bagian yang mengatur jadwal kerja para karyawan , jadwal penerimaan barang dll

RECORDS

·         Bagian yang mencatat seluruh kegiatan atau hasil akhir pekerja dan mendata sesuatu yang selesai diperbaiki.

C.building system function

HVAC

·     Heating,ventilation, dan airconditioning" bertugas menentukan suhu dan kelembaban udara dalam sebuah gedung dan juga menyediakan kontrol asap, menjaga tekanan antar ruang, dan menyediakan udara segar bagi tamu

PLUMBING

•bagian yang bertugas memperbaiki toilet, atau bagian-bagian yang rusak seperti keran air macet , bocor , wc tersumbat , air panas tidak keluar , dll.

ELECTRICITY

•bagian yang bertugas memperbaiki bagian elektronik atau listrik seperti tv yang rusak , hairdryer yang rusak , kabel terputus , mengganti lampu , dll

REFRIGERATION

•bagian yang bertugas memperbaiki kulkas atau lemari es

COMPUTER SYSTEM

•bagian yang bertugas untuk memperbaiki komputer yang rusak atau error

ELEVATORS

•bagian yang bertugas memperbaiki elevator atau lift yang macet dan rusak

D. Crafts

    CARPENTER

·         Tukang kayu , yang bertugas untuk memperbaiki atau mengecek keadaan barang atau sesuatu yang ada di hotel yang berhubungan dengan kayu. Atau bisa juga seorang pengrajin kayu yang membuat barang dari kayu untuk keperluan hotel

PAINTER

·         Bagian yang bertugas untuk mengecat  ruangan , kamar, atap yang catnya telah pudar

CABINET MAKER

·         Bagian yang bertugas untuk membuat lemari kaca

UPHOLSTERER bagian yang bertugas membuat perabot rumah dan mebel contohnya kursi , meja makan , dll

GROUNDSKEEPER

·         Bagian yang menjaga kebun dan tanaman yang ada di hotel agar tetap indah

SUMBER :

http://baekclass.blogspot.com/2016/05/engineering-hotel.html

Human Resource Department (HRD) di Hotel

Department Human Resources Development (HRD) di Hotel

PENGERTIAN HRD DI HOTEL

HRD atau Human Resources Development, adalah bagian atau departemen dari perusahaan yang tugas utamanya mengelola sumber daya manusia di perusahaan, mulai dari tugas perencanaan yang sering disebut perencanaan SDM, rekrutmen sering disebut Rekrutmen dan Seleksi, pengembangan sering disebut Pelatihan dan Pengembangan, Manajemen Kinerja sering disebut Performance Management, gaji sering disebut Kompensasi dan Benefit dan menumbuhkan hubungan kerja yang sering disebut sebagai Hubungan Industrial atau hubungan Industrial.

Pada prinsipnya dapat diartikan sebagai mengelolaan sumber daya manusia HRD terdiri dari berbagai kegiatan, yaitu: Perencanaan SDM, HR Mendapatkan, Mengembangkan SDM, HR Mempertahankan, HR Mempertahankan untuk membantu perusahaan menyadari Goal, Visi, Misi dan valuenya.

Sehingga HRD memiliki tugas dan tanggung jawab di bidang Perencanaan SDM, HR Mendapatkan, Mengembangkan SDM, HR Mempertahankan, HR Mempertahankan.

Tugas, Tanggung Jawab dan Peran HRD dalam perusahaan, antara lain:

1. Persiapan

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal persiapan, antara faktor internal dan faktor eksternal lainnya. Faktor internal meliputi jumlah kebutuhan dalam persiapan untuk karyawan baru, struktur organisasi, departemen terkait, dan sebagainya. Sedangkan faktor eksternal dalam hal persiapan termasuk hukum ketenagakerjaan, pangsa kondisi tenaga kerja, dan sebagainya.

2. Rekrutmen Tenaga Kerja

Rekrutmen adalah suatu proses untuk mencari calon atau karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan sumber daya manusia dari organisasi atau perusahaan. Pada tahap HRD ini perlu menganalisis posisi yang ada untuk membuat deskripsi pekerjaan (job description) dan juga spesifikasi pekerjaan (job spesifikasi).

3. Seleksi Tenaga Kerja

Definisi Seleksi tenaga kerja adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan pekerjaan yang tepat dari sekian banyak kandidat. Langkah yang diambil dalam proses seleksi tenaga kerja, yang melihat resume / CV, melakukan seleksi awal berdasarkan CV pelamar, memanggil pelamar untuk tes wawancara, tes calon karyawan dengan tes tertulis, proses wawancara / wawancara kerja, dan proses selanjutnya .

4. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan

Agar tenaga kerja atau karyawan dapat memberikan kontribusi optimal kepada perusahaan atau organisasi, maka dia harus menguasai tugas pekerjaan dan tanggung jawab. Proses pengembangan dan evaluasi karyawan dilakukan sebagai pembekalan agar tenaga kerja dapat lebih terkontrol dan ahli di bidangnya, serta meningkatkan kinerja yang ada.

5. Penyediaan Kompensasi dan Perlindungan Karyawan

Kompensasi adalah imbalan atau upah bagi karyawan secara teratur kontribusi organisasi atau perusahaan.

Kompensasi harus tepat dan sesuai dengan kondisi pasar tenaga kerja yang ada di lingkungan eksternal untuk menghindari masalah tenaga kerja atau membahayakan organisasi atau perusahaan.

Fungsi HRD

Internal : HRD bekerja sebagai pelatih untuk karyawan di perusahaan.

Eksternal : HRD Karyawan yang memeilki konseling di luar kategori perusahaan dapat dilihat dari tingginya tingkat kemampuan dan kemauan dari kemampuan akan mengikuti.

Bisa Di Katakan HRD Yang Baik Adalah

a. Tidak mudah menyerah, seseorang yang sukses dalam pekerjaan karena dia tidak menyerah dan terus berusahadengan semua masalah dan hambatan yang ada.

b. Berterima kasih atas semua yang diperoleh dan selalu menerima apa yang ia lakukakan, karena ada pepatah mengatakan apa yang Anda tabur maka itulah yang akan Anda dapatkan.

c. Integritas Orang-orang yang berhasil dalam HRD adalah orang yang dapat berbicara dan dapat menerpakan kata dengan perbuatan, bukan hanya itu ia dapat mengontrol sendiri dengan norma-norma yang ada lingkngan.

d. Kemampuan untuk berhubungan dengan orang lain denngan baik dan dapat bergabung dengan berbagai kelompok dan faksi.

e. Keyakinan dapat meningkatkan hasil yang maksimal.

f. Tepat waktu, dengan Anda disiplin selalu tepat waktu untuk Anda secara tidak sadar merhargai diri sendiri dan orang lain.

g. Berpikiran terbuka dan selalu mengikuti semua perubahan positif di sana.

h. Menghargai, menghormati dan peka terhadap perubahan yang ada di lingkungan sekitar kita.

i. Lakukan sebanyak mungkin dan memberikan yang terbaik.

Tugas Terpenting HRD adalah :

Mengembangkan Orang-orang mengembangkan kemampuan karyawan potensial di tempat kerja.

Dapat memecahkan masalah denngan empat tahap, yaitu :

1. Observasi

2. Empati

3. Dialog

4. Intropeksi

Meningkatkan kecerdasan, di mana kepala HRD di samping mengembangkan potensi karyawan ia wajib untuk meningkatkan karyawan kecerdasan yang ia miliki.

Dalam HR, pengembangan lenih terpaku dalam mengembangkan berwujud dari tangibles, Karena berwujud adalah aset yang tidak habis-habisnya dan selalu dpat dikembangkan kapan saja, di mana saja dan bagaimanapun. Dan di berwujud juga bisa dilakukan pembangunan secara keseluruhan dari dasar kemampuan yang telah terpercaya.

STRUKTUR ORGANISASI HRD DI HOTEL

1.      HRD ( Human Resources of Development ) Manager

HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :

a.      Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam
hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.

b.      Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.

Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut:

a.      Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan

b.      Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

c.      Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.

d.      Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.

e.      Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.

2.      HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a.      Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Manager dalam bidang hiring & firing tenaga kerja.

b.      Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.

c.      Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.

d.      Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.

e.      Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.

f.       Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.

g.      Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik

h.      Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan (tambahan anak, menikah, berhenti).

3.      General Affair Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:

a.      Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst), maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy, satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan anggaran yang ditentukan.

b.      Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui. Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.

c.      Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.

d.      Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.

e.      Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

f.       Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset dan beban biaya kantor.

4.      Non Material Warehouse Staff

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

a.      Melakukan kontrol stock barang-barang keperluan kantor, seperti ATK, Alat Kebersihan, dsb.

b.      Bertangung jawab atas keluar masuknya barang- barang keperluan perusahaan, seperti ATK, Alat Kebersihan, dan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk keperluan dalam maupun luar kantor.

5.      Compensation and Benefit Supervisor

Tugas Pokok dan Tanggung jawab:

a.      Menganalisis dan mengembangkan sistem remunerasi di perusahaan sebagai rekomendasi untuk meningkatkan motivasi karyawan dan mendukung pencapaian target kinerja perusahaan.

b.      Memaintain dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, shift, cuti, training, dinas dan medical sehingga dapat dipakai sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit (salary, allowance, incentive, iuran pensiun/asuransi)

c.      Melakukan proses payroll berdasarkan data yang benar sehingga pembayaran gaji dapat dilakukan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu

d.      Memverifikasi expense report yang diajukan pekerja atas perjalanan dinas, cuti,medical, training, sehingga pembayaran dapat dilakukan dengan jumlah yang benar

e.      Memproses administrasi perjalanan dinas didalam dan diluar negeri (reservation, advance, formalitas), sehingga perjalanan dapat dilakukan dengan tepat waktu dan lancar.

f.       Memaintain fasilitas perusahaan (perumahan, kendaraan, telepon, komputer) sesuai dengan policy dalam rangka program retensi dan peningkatan produktivitas pekerja

g.      Menyelenggarakan administrasi pensiun / asuransi / pajak dan pengakhiran pekerja sesuai dengan ketentuan, agar setiap proses pembayaran dilaksanakan dengan benar & tepat waktu.

6.      Payroll Staff

Uraian tugas :

a.      Melakukan proses pengambilan cuti tahunan dan mempersiapkan laporan-laporannya.

b.      Melakukan proses pengambilan “Day Off Payment”, tukar “Day Off” dan tukar shift karyawan.

c.      Melakukan perhitungan “meal coupon” karyawan.

d.      Membantu HRD (Human Resources of Development) Administrator dalam pengarsipan dan pembuatan surat-surat.

7.      Welfare Staff

a.      Mengajukan dana untuk penggantian obat rawat jalan setiap 2 kali seminggu, bagi karyawan yang telah menyampaikan resep pengobatan dari dokter.

b.      Membuat laporan dana iuran Pensiun / astek setiap bulan.

c.      Memeriksa dan mendata ijin sakit karyawan.

d.      Mengurus administrasi ke asuransi / rumah sakit.

8.      Trainning Supervisor

a.      Melakukan proses trainning new comer.

b.      Melakukan proses trainning motivasi kepada seluruh karyawan setiap 1 tahun sekali.

c.      Melakukan proses trainning sesuai dengan masing-masing departemen.

d.      Menyiapkan segala administrasi yang berhubungan dengan trainning.

e.      Mendata karyawan yang butuh trainning khusus.

f.       Membuat laporan rekapitulasi pelaksanaan training dan evaluasi pelaksanaan untuk dikirimkan ke direksi.

SUMBER : 
https://www.dosenpendidikan.com/pengertian-fungsi-dan-tugas-penting-hrd-dalam-perusahaan/

Department Food & Beverages di Hotel

PENGERTIAN DEPARTMENT FOOD AND BEVERAGE DI HOTEL

Food and beverage department adalah bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan pelayanan makanan dan minuman serta kebutuhan lain yang terkait, dari para tamu yang tinggal maupun yang tidak tinggal di hotel tersebut dan dikelola secara komersial serta profesional.

Food and beverage department merupakan departemen yang sangat mutlak diperlukan di hotel dalam penyediaan dan pelayanan makanan dan minuman dalam menjalankan tugasnya food and beverage department terbagi menjadi dua 

Tujuan departemen food and beverage menurut Soekarno dan Pendit (1998:5) adalah:  1. Menjual makanan dan minuman sebanyak-banyaknya dengan harga yang sesuai.
2. Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada tamu sehingga tamu merasa puas. Hal ini menyangkut mutu pelayanan mutu makanan dan minuman, sikap karyawan, dekorasi ruangan serta suasana sekitar, peralatan yang dipakai dan sanitasinya.
3. Mendapatkan keuntungan sebesar-besarnya dan untuk kesinambungan usaha.

Bagian yang saling bergantung satu sama lain dan harus saling bekerjasama.
2 (dua) bagian tersebut adalah:
1. Food and beverage bagian depan (front service)
Yaitu bagian yang langsung berhubungan dengan tamu, terdiri dari bar, restoran, banquet dan room service.
2. Food and beverage bagian belakang (back service)
 Yaitu bagian yang tidak langsung berhubungan dengan tamu karena harus melalui perantara pramusaji, terdiri dari kitchen, stewarding.

» Food &  Beverage Product

Merupakan  department yang menyajikan makanan, mulai dari proses pemasakan sampai berupa makanan jadi. Product terbagi atas  berbagai macam bagian yaitu main kitchen, kithen caffe shop, pastry bakery. Dimana semua bagian tersebut mempunyai fungsi yang berbeda beda tetepi bertujuan sama yaitu menjual product ke konsumen hotel.

Food and beverage product mengelola makanan mulai dari makanan pembuka sampai makanan penutup.

1. Appetizer (makanan pembuka)

Appetizer, dalam istilah bahasa Indonesia yaitu ‘hidangan pembuka’. Sedangkan istilah Perancis menyebutnya Hors d’oeuvre (starter). Appetizer merupakan hidangan pembuka sebelum hidangan utama (main course) yang disajikan dengan tujuan membangkitkan nafsu makan atau selera makan. Sumber lain memberikan pengertian sebagai berikut: Appetizer merupakan penghantar untuk menikmati hidangan utama, sebagai hidangan pembuka untuk menimbulkan selera makan karena itu porsinya kecil dengan rasa asam, asin atau pedas.

Appetizer hendaknya memiliki rasa yang enak (tastefull), ringan (ligth), menyegarkan (biasanya berasa agak asam untuk merangsang selera makan), berukuran kecil (biet size, finger food), dan disajikan dengan penampilan menarik. Appetizer dapat berupa hidangan panas (canape, fritters, soup) atau dingin (salad, Chilled Fruit Cocktail, Shrimp Cocktail), dan adakalanya berasa pedas.
Hidangan appetizer hendaknya disajikan dengan prima, meliputi rasa, aroma, penampilan, dan kesesuaian dengan alat saji agar dapat membangkitkan selera dan memberikan kesan bahwa hidangan yang akan disajikan setelahnya akan lebih enak lagi. 

2. Soup 

Makanan yang cair terbuat dari rebusan daging, ayam, atu sayuran dan banyak mengandung gizi serta dihidangkan sebagai hidangan pembuka, makanan ringan atau sebagai pelengkap makanan pokok.

Sup/soup berfungsi sebagai :

Membangkitkan selera makan : rasa harus lezat, rupa menarik dan bernilai gizi tinggi

Sup dihidangkan setelah appetizer (cold entrée) atau sebelum entrée

Pada jamuan makan untuk menetralkan rasa tajam dari appetizer untuk memenuhi/ sebelum hidangan berikutnya

Beberapa macam sup dapat dihidangkan sebagai hidangan utama, khususnya berupa sup yang kaya gizi seperti, Hungarian Goulash Soup dan Minestrone Soup. 

3. Main Course

  Makanan utama (main course) adalah hidangan pokok dari suatu susunan menu lengkap yang dihidangkan pada waktu lunch maupundinner, ukuran porsinya lebih besar dari appetizer. Makanan yang dihidangkan terdiri dari lauk pauk hewani yang disertai kentang dan sayuran.
 Makanan utama ditata dalam dinner plate sebagai makanan pokok yang utama. Kombinasi main course dengan kentang ataupun sayur sebagai lauk pauknya harus serasi dari rasa, warna, dan bahan lauk pauk yang dihidangkan disertai dengan saus atau greavynya atau saus beku yang disebut maitre de’hotel menata lauk pauk di tengah sebelah bawah logo piring, sedangkan kentang sebelah kanan, dan sayur sebelah kiri.

» Food & Beverge Service

Bertugas menangani penghidangan makannan minuman, penyiapan beberapa jenis minuman diantaranya minuman campuran (mixed drinks)

Dalam suatu hotel F & B service berfungsi sebagai penjamu pelayanan makanan dan minuman pada tamu hotel.

F & B service terbagi atas  4 bagian :

» Restaurant

  Restaurant merupakan bagian dari Food & Beverage departement yang berfungsi menyelenggarakan pelayanan  makanan dan minuman secara komersil pada suatu hotel.

» Bar

  Bar merupakan bagian dari food and beverage  department  yang bertugas menyiapkan makanan dan minuman, baik ber alkoholik dan non alkoholik.

» Baquet

  Baquet merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam event – event besar yang di selenggarakan dihotel melalui pelayanan makanan dan minuman, biasanya di selenggarakan di ball room, garden.

» Room Service

  Merupakan bagian dari food and beverage service yang bertugas melayani makanan dan minuman pada tamu  yang menghendaki makan dan minum dalam kamar hotel. Room service buka selama 24 jam dengan menggunakan pelayanan trolly atau tray.

PRODUCT FOOD AND BEVERAGE

1.     Tangible product

2.    Intangible product

STRUKTUR ORGANISASI DEPARTEMENT FOOD AND BEVERAGE

1. Food & Beverage Manager

Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1.      Menetapkan menu, sistem penyajian, strategi penjualan, mengarahkan pelaksanaan serta menilai keberhasilan

2.      Melakukan analisa tentang pesaing

3.      Menyusun anggaran FB Production kitchen, F&B service dan Stewarding

4.      Merumuskan kebijaksanaan pengendalian biaya operasional

5.      Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung

6.      Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan

7.      Menyelenggarakan briefing di dalam departemen

8.      Mengusulkan kepada atasan, tentang penyesuaian prosedur dan kebijakan di lingkungan food & beverage department jika diperlukan

2. Assistant Food & Beverage Manager
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1.      Melakukan koordinasi pelaksanaan kegiatan antar kitchen, F& B service dan stewarding

2.      Menyusun rencana kerja dan menilai pelaksanaanya

3.      Mengawasi jadual operasional bawahannya

4.      Memonitor hasil inventaris fisik di bagian kitchen, F&B service dan stewarding

5.      Memonitor pelaksanaan store room requisition

6.      Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan

7.      Melaksanakan kelancaran operasional berbagai kegiatan yang ada kaitan kerja dengan food & beverage department

8.      Mengkoordinasikan penyiapan dan mengawasi kelancaran acara event/function

9.      Menangani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan

10.  Menjalin hubungan dengan rekan dan tamu

11.  Menciptakan hubungan yang harmonis dengan kolega dan pelanggan

12.  Memberi arahan dan petunjuk kepada bawahan .

 3. Restaurant & Bar Manager
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1.      Mengkoordinasi kegiatan operasi di outlet food & beverage service

2.      Mengkoordinasi persiapan dan mengawasi kelancaran penyelenggaraan function/event

3.      Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

4.      Menjalin dan membina hubungan dengan tamu

5.      Membantu untuk membuat laporan monthly report F&B sales

6.      Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan

7.      Mengani permasalahan yang memerlukan penanganan langsung dan melaporkan kepada atasan

8.      Menangani dan memonitor suatu perubahan dan penyimpangan dalam kegiatan operasional

9.      Memonitor dan mengawasi personal hygiene, grooming and sanitasi

10.  Menangani dan mengawasi langsung pelayanan tamu VIP

11.  Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

12.  Menyelenggarakan briefing harian.

4. Head Waiter
Uraian tugas dan tangungjawabnya:

1.      Mengawasi penyimpangan penggunaan par stock

2.      Memeriksa kelengkapan dan ketepatan dari “mise en place”

3.      Meneliti ketepatan daily sales report

4.      Mengarahkan dan mengawasi kelancaran pelayanan di restoran

5.      Menangani keluhan tamu

6.      Mengatur pembagian “station”

7.      Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi

8.      Mendampingi sous chef dalam penataan buffet

9.      Menangani langsung pelayanan tamu VIP (Very important Person)

10.  Mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan clear up

11.  Membantu kelancaran pelaksanan inventaris pisik

12.  Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”

13.  Menjalin hubungan baik dengan tamu

14.  Membuat jadual kerja bawahan

15.  Mengawasi disiplin bawahan

16.  Menangani permasalahan tamu

17.  Melakukan penilaian kerja bawahan

18.  Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat .

5. Assistant (Head Waiter Captain)
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1.      Membantu head waiter melaksanakan tugasnya

2.      Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place

3.      Membuat daily sales report

4.      Melengkapi penyimpanan dan penggunaan par stock

5.      Mengawasi dan membantu kelancaran ketepatan pelaksanaan pelayanan penjualan dan penyajian makanan dan minuman

6.      Membuat repair dan maintanance order

7.      Menangani langsung pelayanan tamu VIP

8.      Mengatasi keluhan tamu

9.      Mengawasi dan mengarahkan kelancaran pelayanan bawahan

10.  Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

11.  Menjalin hubungan baik dengan tamu

12.  Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

6. Waiter/ Waitress
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1.      Mempersiapkan kelengkapan tehnis pelayanan

2.      Melaksanakan persiapan set up-mise en place

3.      Melakukan pelayanan langsung kepada tamu

4.      Mengambil pesanan/order tamu dari captain untuk diteruskan kepada kitchen

5.      Melaksanakan penyajian hidangan kepada tamu

6.      Melaksanakan clear up dari meja tamu

7.      Mempersiapkan dan mengambil kebutuhan linen napkin, wares, supplies

8.      Mengumpulkan dan mengantarkan soiled linen dan dirty dishes ke laundry/stewarding

9.      Melakukan penyiapan table set up dan clear up

10.  Melaksanakan dan mengikuti perintah captain dalam menjalankan tugas-tugasnya

11.  Melakukan pembersihan area kerja

12.  Menjalin hubungan dengan tamu

13.  Menghadiri briefing harian

7. Chief Bartender
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1.      Mengawasi penyimpanan, penggunaan bar stock

2.      Melengkapi kelengkapan, ketepatan dari mise en place

3.      Membuat daily sales report

4.      Mengawasi kelancaran, ketepatan pelaksanaan mixing drinks, penyajian, penjualan dan pelayanan 385

5.      Menyusun standard portion, standard receipt, standard beverage cost bersama dengan F&B cost control

6.      Mengarahkan, mengawasi kelancaran pelayanan

7.      Mengatasi keluhan tamu

8.      Mengatur pembagian “station” serta mengawasi pelaksanannya

9.      Memeriksa personel hygiene, grooming dan sanitasi

10.  Menangani langsung pelayanan tamu VIP

11.  Membantu kelancaran pelaksanaan inventaris fisik

12.  Memeriksa kelengkapan, ketepatan pengadaan”store room requisition”

13.  Membuat repair dan maintanace order

14.  Mengawasi disiplin bawahan

15.  Menangani permasalahan tamu

16.  Melakukan penilaian kerja bawahan

17.  Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat

8. Room Service Order Taker
Uraian tugas dan tanggungjawabnya:

1.      Menangani penerimaan, pencatatan room service order dan menyampaikan kepada room service captain

2.      Menyarankan dan membantu tamu dalam pemilihan menu

3.      Memelihara suasana kerja yang sehat

4.      Menghadiri briefing head waiter

Kebersihan dan Keselamatan Kerja

 
Kebersihan dan keselamatan kerja harus selalu diperhatikan oleh setiap karyawan dibagian food & beverage, kebersihan dan keselamatan kerja yang dilakukan di bagian pelayanan makanan dan minuman yaitu:

§  Memperlakukan barang pecah belah. Memeriksa kekurangan barang pecah belah, piring gelas dan alat makan dan minum dari perak sebelum dan sesudah digunakan, buang segera gelas atau piring cangkir keramik yang pecah. Pisahkan barang-barang dari perak dan kaca setelah digunakan, jika sebuah gelas pecah, pindahkan gelas dengan hati-hati dan pastikan tidak ada pecahannya yang tercecer

§  Melaksanakan pelayanan. Pada saat memberikan pelayanan setiap prosedur harus dilaksanakan dengan benar, hal yang dilakukan seperti pindahkan cangkir-cangkir dari meja ketika mengisi cangkir dengan air panas, jangan mengisi nampan berlebihan dan tidak diperbolehkan membawa nampan melewati atas kepala tamu yang sedang duduk dimeja dan selalu memberitahu mereka tentang kehadiran anda, pada saat membuka anggur jauhkan dari tamu agar tidak terkena gabus penutup botol.

§  Gelas dan piring Pisahkan gelas dan piring yang pecah ketika memilih, gunakan trolley untuk memindahkannya. Ketika menggunakan rak, periksa bahwa bagian tepi yang dapat diatur. Pastikan dalam keadaan aman sebelum menempatkan makanan dalam nampanMenjaga penampilan pribadi. Gunakan pakaian seragam secara lengkap, baik dan benar, seperti menggunakan sepatu bertumit rendah, perhiasan yang disesuaikan dengan kebijakan hotel, baju yang sesuai dengan ukuran, serta rambut pendek atau panjang tetapi menggunakan hairnet, kesemua hal tersebut perlu dilakukan agar anda dapat bekerja dengan nyaman,

§  Mengurangi resiko. Melaporkan kepada atasan apabila menemukan karpet yang longgar, penempatan tanda keselamatan yang tidak sesuai, pemisahan sambungan kabel listrik dan semua yang akan menyebabkan resiko tersandung dan jatuh.

 SUMBER :

https://department-hotel.blogspot.com/b/post-preview?token=APq4FmAEV2nuGloooW8wPm-8eju-hyIUQBXJDtV9PzbY0LELuJJXsbfZt_B3p7ubYXcx-7FdUSfVqCeR7UCcRXDiyxKTzTKPB6Tdk2ncyDFwQAf6MlCsQ0SoI6vMY7_N4WNibprslX4K&postId=4906971900699270327&type=POST

https://barthaisite.wordpress.com/about/pengertian-food-beverage-service/

http://masaakhirkuliah.blogspot.com/2013/10/blog-post.html

http://sabrinashetyeducation.blogspot.com/2013/04/food-and-beverage-departement.html