Department Accounting di Hotel

Department Accounting di Hotel

PENGERTIAN DEPARTMENT ACCOUNTING DI HOTEL

Accounting Department atau Bagian Keuangan adalah department yang bertugas  untuk mencatat selulur transaksi keuangan, dan membuat laporan keuangan hotel baik pemasukan dan pengluaran.

Accounting merupakan bagian terpenting yang terdapat dihotel karena pada bagian ini sangat berfungsi untuk mengwasi kuangan kuangan hotel yang keluar maupun yang masuk sebagai pendapatan.

Tugas tugas accounting department (Duties of Accounting):

a. Menerima dan melakukan pembayaran
b. Menerima pembayaran cash (cash payment), melakukan pembayaran secara cash maupun cek
c. Melakukan pencatatan uang dan barang(Pembukuan)
d. Mencatat semua pembelian barang oleh hotel yang tidak dibayar cash
e. Melakukan pencatatan pembeli barang barang yang diperlukan oleh hotel
f. Melakukan pencatatan penyimpanan dan pengeluaran barang barang
g. Mencatat hasil penjualan hotel

Tanggung jawab accounting department (Responsibilities of Accounting):

Mengawasi aliran uang dihotel
b. Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel
c. Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelia barang di hotel
d. Membuat laporan keuangan hotel baik pendapatan maupun pengeluaran

A.        STRUKTUR ORGANISASI DEPARTMENT ACCOUNTING DI HOTEL

1.      Finance Manager

a.       Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur

b.      Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang

c.       Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )

d.      Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi

e.         Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2.      Accounting Supervisor

a.       Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager

b.      Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya

c.       Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3.      Night Audit

a.       Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari

b.      Membuat summary revenue pada malam hari

c.       Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4.      Internal Auditor

a.       Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir

b.      Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan

c.       Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

5.      Cost Controller

a.       Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi

b.      Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager

c.       Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar

d.      Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager

e.       Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi

f.        Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6.      Purchasing Supervisor

a.       Memriksa good request yang sudah disetujui  untuk dicarikan barang ke supplier

b.      Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order

c.       Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7.      Store Room Supervisor

a.       Menjaga semua barang yang ada di gudang

b.      Mengatur alur keluar masuk barang di gudang

c.       Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8.      Chief Cashier

a.       Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore

b.      Bekerja sama dengan Night Audit

c.       Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

9.      Accountant

a.       Membantu pekerjaan Accounting Supervisor

b.      Memimpin pekerjaan bawahan :

City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper

c.       Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

10.  City Ledger

a.       Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer

b.      Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier

c.       Membuat daftar piutang untuk Accountant

d.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

11.  Account Receivable

a.       Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit

b.      Membuat Summery Revenue

c.       Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie

d.      Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12.  General Cashier

a.       Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran

b.      Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank

c.       Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper

d.      Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13.  Account Payable

a.       Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )

b.      Membuat summary bulanan pembelian

c.       Memproses uang pengeluaran Hotel

d.      Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

e.       Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

14.  Book Keeper

a.       Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir

b.      Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Kesimpulan

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian :

1.     Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

a.       Night Audit

b.      Internal Auditor

c.       Account Receivable

d.       Chief Cashier

e.       General Cashier

2.   Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

a.       Cost Controller

b.      Purchasing Supervisor

c.       Store Room Supervisor

d.      Account Payable

e.       General Cashier

Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper

B.     Pengelompokan Tugas Masing – Masing seksi

Struktur ini digunakan oleh Hotel Berbintang dengan kemungkinan penempatan SDM pada semua seksi. Dalam struktur tersebut Finance, Adm. Manager membawahi 7 orang setingkat supervisor.

Sedangkan penggolongannya terdiri dari 5 macam yaitu :

Golongan I : Finance Manager

Golongan II            :Supervisor

Golongan III           : Leader

Golongan IV           : Senior

Golongan V            : Yunior

Penempatan SDM pada semua golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada. Bila frekuensi rendah, digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu fungsi merangkap tugas beberapa seksi.

Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :

1.     Room Acomodation

2.     Food & Beverage:

3.     Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD) antara lain: telpon, laundry.

4.     Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain: ruangan untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding, ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas olahraga (golf, gymnasium, billiard)

Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :

1.     Tarif kamar per room tarif:

2.     Tarif kamar per person tarif:

-   Seasional Rates

-   Week-End Rates

-   Family Plan Rates

-   Group Rates

-   Commercial Rates

-   Airlines Rates

-   Day Rates

-   Travel Agencies Rates

-   Over Flow Rates

-   Sistem Plan Rates

Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta

Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)

Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)

Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :

1.     Outside Selling (Luar)

2.     Inside Selling (Dalam)

Daftar Rekening (Chart of Account):

Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:

1.     Rekening riil (Riil accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri dari aktiva/harta, utang dan modal.

2.     Rekening Nominal (Nominal accounts)

Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.

Sistem Pembayaran pada Hotel

Ada beberapa sistem pembayaran pada hotel oleh tamu, yaitu:

1.     Pembayaran dengan cash money

2.     Pembayaran dengan credit card

3.     Pembayaran dengan traveller cheque

4.     Pembayaran dengan voucher

5.     Pembayaran dengan guarantee letter

6.     Pembayaran dengan complimentary

Dokumen yang Digunakan:

a.      Guest bill: digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:

v Master bill

v Extra bill

b.     Reservation Form

c.      Registration Form

d.     Registration Card

e.      Room Count Sheet

f.      Room Sales Recapitulation

g.     Remittance of Fund

Laporan yang Dihasilkan:

1.     Room Sales Recapitulation

2.     Daily of Sales disiapkan oleh income auditor yang berisi laporan penjualan keseluruhan

HUBUNGAN DEPARTMENT ACCOUNTING DENGAN LAINNYA DI HOTEL

1. Hubungan dengan bagian Housekeeping dalam hal untuk memeriksa kembali
dan memastikan bahwa data kamar yang sudah siap dijual yang diberikan bagian housekeeping seimbang dengan data yang diberikan bagian front office.
2. Hubungan Accounting dengan bagian Front Office dalam hal mempersiapkan
guest bill, pengembalian registration card, dan perubahan harga kamar. 3.
3. Hubungan Accounting dengan bagian Sales Marketing dalam hal mempersiapkan voucher gratis untuk tamu.
4. Hubungan Accounting dengan bagian manager ataupun GM untuk meminta
persetujuan tanda tangan kontrak dengan supplier atau pihak yang akan bekerja sama dengan hotel, serta mengapproveentertainment officer checks.

SUMBER : 
http://knowhotels.blogspot.com/2013/09/accounting-finance-and-sections.html
http://nadya-nfn.blogspot.com/2013/03/accounting-hotel.html
https://prezi.com/ysen3lzld_ed/akuntansi-perhotelan/