PENGERTIAN
DEPARTMENT HOUSEKEEPING
Housekeeping berasal dari kata house yang
bearti rumah, wisma, hotel, dan to keep yang bearti merawat
atau memelihara. Jadi housekeeping adalah bagian atau
departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, memperbaiki kerusakan, dan memberi dekorasi dengan tujuan
agar hotel tampak
rapi, bersih, menarik dan menyenangkan penghuninya.Housekeeping departement adalah bagian dari hotel yang
bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan kamar (guest
room), ruangan umum, restauran, bar, outlet lainnya.
Housekeeping departemen,
bagi sebagian besar hotel, merupakan sumber pendapatan hotel yang paling besar.
Karena tamu yang menginap tentu mengeluarkan uang lebih banyak untuk sewa bila
dibandingkan dengan uang yang harus dibayarkannya untuk makan dan minum serta
pengeluaran yang lain. Sebagai sumber pendapatan, housekeeping department
harus ditangani oleh tenaga-tenaga trampil dan professional.
FUNGSI
DEPARTMENT HOUSEKEEPING
Fungsi housekeeping dalam
hotel sangat penting. Kelancaran penyiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar
ditentukan oleh housekeeping oleh karena itu maka housekeeping harus
di perhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di hotel.
TANGGUNG JAWAB AREA
HOUSEKEEPING
1. Ruang tamu (guest room)
2.
Gang ( corridor)
3.
Restauran dan banquet ( restaurant and banquet hall)
4.
Ruang kantor ( office )
5.
Locker karyawan ( employee Locker)
6.
Toilet karyawan ( Toilet locker )
7.
Toilet tamu ( guest toilet )
8.
Taman di dalam dan di luar ruangan (in and out door garden)
9.
Kolam renang ( swimmingpool), dan
10. Halaman
parkir ( parking area )
Tugas
bagian Housekeeping adalah sebagai berikut :
- Menciptakan
suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman, dan aman.
- Memberikan
pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamu merasa
puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
- Penyiapan,
penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
- Bertanggung
jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di
hotel.
SASARAN DEPARTMENT HOUSEKEEPING
1. Bersih
Kebersihan di suatu ruangan dan kamar
tamu di hotel sangat menentukan. Bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi
tenang karena sanitasi dan hygiene terjamin. Inilah langkah pertama tamu dalam
menilai suatu hotel.
2. Menarik
Dengan dasar kebersihan pada suatu
ruangan dan ditunjang dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi maka
ruangan akan menjadi menarik.
3. Nyaman
Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang
bersih, menarik, dan tenang dengan pelayanan yang memuaskan akan membuat tamu
dan pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal atau berkunjung kembali ke
hotel.
4. Aman
Faktor penting yang selalu didambakan
pengujung atau tamu yaitu keamanan. Keamanan tamu selama selama berkunjung atau
menginap di hotel meliputi keamanan pribadi dari kecurian, kebakaran, dan
bahaya dari peralatan hotel.
SECTION DI DEPARTMENT
HOUSEKEEPING
1. Seksi kamar ( Room
section / Floor section)
Seksi ini bertanggung jawab terhadap
kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar tamu. Dalam beberapa hotel,
penganturan tanggung jawab floor ini termasuk kepada
area corridor setiap lantai.
Petugas yang berada didalam seksi ini
adalah :
a. Floor
housekeeper atau floor section manager
b. Floor
supervisor
c. Room
attendant
2. Seksi area umum ( Public area section / Houseman
section)
Seksi ini bertanngungjawab terhadap
kebersihan, perawatan dan pemeliharaan area-area dan fasilitas umum yang
ada di hotel. Fasilitas itu antara lain :
a. Lobby
area
b. Public
toilet
c. Restaurant
d. Bar
e. F&B
outlet
f. Meeting / conference room
g. Ballroom
h. Bussiness
center
i. Fitness & Health center
j. Swimming pool
k. Parking
area
l. Outdoor and in door garden
m. Guest lift
n. Back
office
o. Locker
room
p. Employee
corridor
q. Canteen
Petugas yang berada didalam seksi ini
adalah :
1. Public area housekeeper atau public area manager
2. Public area supervisor atau houseman supervisor
3. Public area attendant atau houseman
4. Toilet anttendat
5. Night cleaner
6. Gardener
7. florist
3. Seksi binatu (Laundry section)
Seksi ini bertanngungjawab dalam hal
penanganan dan penyediaan jasa pencucian dan pemeliharaan baik untuk guest
laundry, maupun house laundry dan uniform. Guest
laundry adalah pakaian tamu, sedangkanhouse laundry adalah
linen yang digunakan oleh housekeeping mau pun department lain seperti banquet
service, fb service maupun penangananuniform untuk seluruh
karyawan hotel. Dalam beberapa hotel, laundryjuga melakukan
penanganan untuk jasa outside laundry, baik individu maupun untuk
usaha jasa hotel, restoran, pabrik dan sebagainya yang merupakan revenue tambahan
bagi laundry.
Petugas yang berada dibawah seksi ini
adalah :
1. Laundry
manager
2. Assistant
laundry manager
3. Laundry
supervisor ( guest and house laundry supervisor)
4. Valet
5. Washer
6. Presser
7. Ironer
8. Marker
9. checker
4. Seksi linen dan pakaian seragam ( linen and
uniform section)
Seksi ini bertanngungjawab terhadap
penyediaan, penangganan, penyimpanan dan pemeliharaan linen yang digunakan oleh
departemen – department terkait, floor section, banquet, food and beverage
servicedan uniform seluruh karyawan hotel.
Petugas-petugas yang berada didalam
seksi ini adalah :
1. Linen
and uniform supervisor
2. Linen
supervisor
3. Uniform
supervisor
4. Linen
attendant
5. Uniform
attendant
6. Tailor /
seamstress
STRUKTUR ORGANISASI DEPARTMENT HOUSEKEEPING
1.
Housekeeping Manager/Chief
housekeeping/Executive House Keeper :
Bertanggung jawab untuk mengendalikan dan menjalankan
seluruh operasional di Housekeeping Department, sesuai dengan
ketentuan atau
2.
Assistant House Keeper :
Bertanggung jawab untuk mengawasi atau mengontrol dan
mengoreksi keseluruhan seksi-seksi di bagian Housekeeping, sesuai
dengan ketentuan atau Policies & Prosedure tugas yang telah
ditetapkan/digriskan/ditentukan oleh Manajemen melalui Manager/Kepala
Bagian Housekeeping.
3.
Supervisor :
Bertanggung jawab untuk mengkoordinir dan mengawasi
pelaksanaan tugas diseksinya dalam hal pemeliharaan dan pengawasan seluruh
inventaris, teknis pelaksanaan tugas serta koordinasi seluruh administrasi
sesuai ruang lingkupnya.
4.
Room Boy/Room
Maid/Attandent :
Petugas yang bertanggung jawab khusu atas pemeliharaan
inventaris, pembersihan serta pengawasan ruangan kamar-kamar tamu atau yang
akan dijual atau yang disewakan kepada tamu.
5.
Houseman/Housemaid/Attandent
:
Petugas yang betanggung jawab khusu atas pemeliharaan dan
pembersihan serta pengawasan ruangan dan inventaris yang berada atau terdapat
diluar kamar tamu.
6.
Linen Man/Attandent :
Petugas yang bertanggung jawab khusus atas peredaran atau
pendistribusian atas sirkulasi linen-linen yang ada di hotel.
7.
Laundry Man/Attandent :
Petugas yang bertanggung jawab khusus untuk urusan:
a.
Guest Laundry : Cucian pakaian tamu yang ada di hotel
b.
Uniform Laundry : Cucian Uniform Karyawan hotel
c.
Linen Laundry : Cucian Linen-linen yang ada di hotel
HUBUNGAN DEPARTMENT
HOUSEKEEPING DENGAN DEPARTMENT LAIN
1. Hubungan Housekeeping dengan Front
Office.
Hubungan Housekeeping dengan Front
Office dibagi menjadi 2 hal, yaitu dari pihak housekeeping dan
dari pihak front office.
Dari pihak Housekeeping dilakukan
hal-hal berikut :
a. Laporan status kamar (room report).
b. Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel
yang dibawa tamu.
c. Laporan mengenai penemuan barang-barang milik tamu yang
tertinggal di kamar sesudah tamu berangkat / check out.
d. Front office memberi informasi
kepada housekeeping bahwa ada tamu yang segera masuk / check
in, sehingga housekeeping akan menyiapkan kamar untuk tamu
tersebut.
Dari pihak Front Office meliputi
hal-hal berikut :
a. Mengirimkan daftar penghunian kamar setiap pagi.
b. Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh
tamu, meliputi tamu perorangan, tamu rombongan, atau tamu VIP.
c. Memberitahukan kepada housekeeping mengenai
kamar-kamar yang tamunya sudah check out, sehingga kamarnya dapat
segera di bersihkan.
d. Memberikan guest slip agar housekeeping tahu
tamu yang baru sajacheck in.
e. Memberitahukan kebutuhan tambahan untuk tamu.
Misalkan, extra bed, baby box, dll.
f. Memberitahukan perpindahan tamu dari kamar yang satu ke
kamar yang lain.
g. Jika terjadi laporan perbedaan penghuniaan kamar antara
housekeeping dengan front office dan kasir front
office maka dibuatroom discrepancy report dan diadakan
pengecekkan langsung. F Oakan memeriksa kunci kamar guest
slip dan registration card. Kasir akan memeriksa
rekening tamu dan kartu registrasi. H K akan memeriksa
langsung ke kamar tamu.
Perbedaan status kamar dapat terjadi
karena hal-hal berikut :
1. Tamu telah membayar rekening tetapi barang-barang dan
kopernya masih ada di kamar.
2. Tamu belum membayar rekening tetapi sudah meninggalkan
kamar.
3. Tamu c/i tanpa membawa koper atau barang
apapun ke kamar.
4. Kesalahan pembuatan room report oleh
pihak HK
5. Tamu meninggalkan hotel tanpa menyelesaikan rekeningnya.
2. Hubungan Housekeeping dengan Binatu
( Laundry).
a. menanggani masalah
pencucian pakaian tamu, pakaian karyawan, dan pencucian linen-linen yang
dipakai oleh bagian HK.
b. penangganan keluhan
tamu pada cucian, meliputi cucian kurang bersih, cucian bernoda, cucian hilang
atau rusak, dan cucian tertukar.
c. penangganan
keterlambatan pengiriman linen yang dipakai oleh HK maupun outlet lain karena
listrik mat, kerusakkan mesin dll.
3. Hubungan Housekeeping dengan Bagian
pembeliaan (Purchasing)
Menangani pembelian dan penyimpanan
barang-barang yang dibutuhkan oleh HK. Barang tersebut meliputi alat-alat
pembersih, obat pembersih, perlengkapan tamu, linen-linen untuk HK, dan alat
penunjang operasional lain seperti formulir-formulir.
4. Hubungan Housekeeping dengan
Bagian Engineering.
a. Perbaikkan dan pemeliharaan alat-alat
terutama yang menyangkut operasional HK
b. Perbaikkan perlengkapan HK yang ada
di kamar tamu.
5. Hubungan Housekeeping dan security
a. Pengawasan oleh pihak keamanan pada area-area HK,
meliputicorridor, tempat tugas room boy dan kantor HK.
b. Keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.
6. Hubungan Housekeeping dengan Food
& Beverage.
a. Pelayanan room service kepada tamu.
b. Pengiriman karangan buah ( fruitstand) untuk
tamu VIP.
7. Hubungan Housekeeping dengan Bagian
Personalia.
a. Pengadaan tenaga kerja.
b. Pengangkatan pegawai.
c. Pelatihan pegawai.
d. Pemutusan hubungan kerja.
e. Cuti Karyawan.
f. Surat peringatan untuk pegawai, dan
g. Pembayaran gaji dan lembur pegawai.
JENIS JENIS KUNCI YANG
DIGUNAKAN DEPARTMENT HOUSEKEEPING
1.
Pass key
Adalah kunci yang biasa dibawa oleh
petugas roomboy/roommaid/room attendant saat bekerja atau bertugas merapihkan
kamar
2.
Master key
Adalah kunci yang digunakan untuk
membuka semua kamar biasa dibawa oleh supervisor saat melakukan pengecekan atau
final check room
3.
Grand master key
Adalah kunci yang dibawa oleh general
manager yang digunakan oleh membuka kunci kamar hotel
JENIS FORMULIR DEPARTMENT
HOUSEKEEPING
1. Roomboy Control Sheet Adalah formulir yang digunakan oleh Roomboy saat
membersihkan kamar untuk mencatat pemakaian guest amenities dan guest supplies.
2. Room Report Adalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan
status-status kamar. Laporan ini disampaikan olehsupervisor.
3. Housekeeping Report Adalah laporan status kamar sebagai arsip kantor
hoesekeeping
4. Lost and Found Report Adalah laporan yang dibuat oleh supervisor mengenai
penemuan barang milik tamu.
5. Lost and Damages Report Adalah formulir untuk mencatat dan melaporkan barang atau
perlengkapan kamar yang hilang, dibawa tamu maupun rusak.
6. Repair and Maintenance Report Adalah laporan yang digunakan memberitahukan permintaan
perbaikan pada engineering department karena ada peralatan yang rusak.
7. Inventory Report Adalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan
mengontrol perlengkapan tamu maupun bagian housekeeping, yang meliputi :
a.
Linen
b.
Guest supplies
c.
Cleaning supplies
d.
Uniform
8. Cleaning and Guest Supplies Report Adalah formulir yang
digunakan untuk melaporkan jumlah pemakaian obat / alat pembersih dan
perlengkapan tamu yang dipergunakan dikamar.
9. Log Book Adalah buku catatan mengenai laporan dari shift 1 ke
shift berikutnya. Berguna untuk menyampaikan masalah maupun pekerjaan yang
telah diselesaikan
10. Laundry Linen Slip Adalah formulir untuk pengiriman linen kotor dari semua
department yang ada di hotel
11. Room Check List Adalah formulir untuk mencatat data-data dan kondisi
kamar yang diperiksa oleh room boy
12. Lost and Found Book Adalah buku yang berguna untuk mencatat data
barang-barang tamu yang ditemukan dikamar tamu/area hotel lainnya.
13. Minibar Daily Sales Report Adalah formulir untuk mencatat laporan semua minuman yang
dikonsumsikan tamu dikamar.
14. Minibar Daily Late Charge Report Adalah formulir untuk
mencatat semua minuman di kamar yang telah dikonsumsi tamu tetapi tidak
terbayar oleh tamu.
15. Minibar Bill Adalah formulir yang berguna untuk mencatat jumlah
minuman beserta harganya untuk ditagihkan pada tamu.
SUMBER :
http://akomodasi-perhotelan.blogspot.com/2012/09/housekeeping-departemen.html
https://surabayapariwisata.com/2017/07/25/struktur-organisasi-housekeeping-department/
http://sumartawan40.blogspot.com/2014/06/fungsi-tugas-dan-tanggung-jawab.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar